Salut 👋 !Récemment lors d’une formation une question cruciale a été abordée : comment gagner du temps au quotidien grâce à une meilleure organisation ?1. Nous avons tous vécu ses journées….Nous avons tous connu ces journées où les interruptions semblent constantes, entre les appels téléphoniques, les e-mails et les questions des collaborateurs. Cela peut grandement affecter notre productivité et rallonger la durée des tâches les plus simples.Lors d’une formation récente (qui n’avait rien à ...
Salut 👋 !
Récemment lors d’une formation une question cruciale a été abordée : comment gagner du temps au quotidien grâce à une meilleure organisation ?
1. Nous avons tous vécu ses journées….
Nous avons tous connu ces journées où les interruptions semblent constantes, entre les appels téléphoniques, les e-mails et les questions des collaborateurs. Cela peut grandement affecter notre productivité et rallonger la durée des tâches les plus simples.
Lors d’une formation récente (qui n’avait rien à voir avec la gestion du temps… mais j’ai appris que tout avait à voir avec la gestion du temps 😅), les participants m’ont posé une question : « Comment pouvons-nous gagner plus de temps par jour avec une meilleure organisation ? »
Vous me connaissez, faut pas trop me lancer sur la gestion du temps…… 😁
On est donc parti sur un atelier très simple : une couleur par tâche effectuée (Mail ; Dossier, Téléphone, RV), et un cadre qui représente une demi-journée. Et on a noté par des traits chaque action effectuée.
(Et oui….. à la fin de la demi-journée, ça ressemble à ça…. à gauche)
Quand on sait qu’un adulte met entre 10 et 20 minutes pour se reconcentrer totalement sur un sujet une fois qu’il a été distrait, comment voulez-vous qu’il soit efficace ??? (le « il » ici c’est vous hein, vous savez compris ?).
À la suite, nous avons travaillé sur une organisation plus optimale (à droite) :
(oui à droite c’est mieux)
Et encore, vous auriez dû voir la tête des apprenants ….
Ne vous inquiétez pas, vous allez faire la même une fois que vous aurez écouté l’épisode 😂.
Ce schéma met en évidence la désorganisation souvent présente dans nos journées. Les interruptions fréquentes entraînent une perte de concentration, et ce qui aurait dû prendre 20 minutes peut s’étendre sur deux heures.
2. Un début de solution : prendre conscience
Pour remédier à cela, dans l’épisode de Podcast d’aujourd’hui, je vous propose un exercice simple, mais puissant. Prenez une feuille et créez quatre colonnes : heure de début, heure de fin, durée de la tâche et une brève description de l’activité.
👉 Vous avez la flemme ??? Pas de souci ! Je vous ai préparé un modèle ici. Vous me remercierez plus tard.
💡 L’idée ? Enregistrez chaque activité tout au long de la journée.
Cet exercice vous permettra de prendre conscience du temps réellement consacré à chaque tâche et du nombre d’interruptions que vous subissez. Vous pourriez être surpris de constater combien de temps vous mettez pour répondre à un e-mail ou traiter un dossier (je vous assure, c’est édifiant 😳).
Une fois que vous avez réalisé cet exercice, vous pourrez identifier les moments de la journée où les interruptions sont les plus fréquentes et les intervalles de temps inexploités. Cette prise de conscience vous donnera la possibilité d’apporter des ajustements pour optimiser votre temps de travail.
Je tiens à souligner que cet exercice n’est pas à réaliser quotidiennement, mais de manière ponctuelle pour une prise de conscience initiale (oui, parce que la base je vous rappelle, vous manquez de temps, ce n’est pas pour vous en enlever…).
3. Pour des résultats vraiment visibles
En moyenne, j’ai constaté que les personnes qui mettent en pratique les ajustements après cette prise de conscience gagnent jusqu’à deux heures de travail par jour.
Ouaip.
2 h…
… par jour.
Deux heures par jour libérées, c’est un temps précieux (sérieux ??) que vous pourriez consacrer à des projets personnels, de nouveaux défis pro ou perso ou simplement à améliorer votre équilibre travail-vie personnelle. Vous, que feriez si vous aviez 2 h en plus ? Quelle est la première chose qui vous vient ? (Tiens une idée comme ça : ouvrez une note sur votre téléphone et notez la…. c’est encore une fois cadeau, on en reparlera plus tard 😉)
La gestion du temps est une compétence essentielle pour atteindre vos objectifs professionnels et personnels tout en préservant votre équilibre. C’est logique. C’est attendu. Mais ça fait du bien de le rappeler.
J’ai enregistré cet épisode dans l’objectif de vous permettre de prendre le temps de réfléchir à votre organisation quotidienne et de découvrir une des pistes vous permettant de gagner en efficacité pour que vous puissiez être davantage satisfait de vous à la fin de votre journée.
Je vous encourage à essayer cet exercice et à partager vos résultats avec vos amis, collaborateurs et autres. Ensemble, nous pouvons créer un environnement professionnel plus satisfaisant.
Merci de m’avoir rejoint dans cet épisode de Confluence, et je vous donne rendez-vous prochainement pour de nouvelles discussions.
Vous êtes ici chez vous. Bonne écoute.
Sinon, vous ça va ? Moi super. En ce moment je fais de super belles randonnées en VTT. Ici un coucher de soleil sur le bois de Lens dans le Gard.
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