MM88 สิ่งที่ผมได้เรียนรู้จาก OKRs

What is OKR?

OKR คือการตั้งเป้าหมาย โดยมีการแตก action ที่เราต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้นอย่างชัดเจน

O = objective (WHAT)
Objective ที่ดีคือ

- Actionable Goal ที่ทีมหรือบุคคลสามารถทำได้จริง
- Challenging : เนื่องด้วยเราต้องการเป้าหมายที่สร้างแรงบันดาลใจให้คน Objective จึงต้อง Challenge และไม่จำเป็นต้องทำได้ 100 % การประเมินจะดูจาก impact ของสิ่งที่แต่ละคน (หรือทีม) ทำ ไม่ใช่ % ของความสำเร็จจากเป้าหมายที่ตั้งไว้
- Tangible, objective and unambiguous : objective ต้องชัดเจน ไม่กำกวมหรือเว่นเว้อ

KR= Key Results (HOW) :

- Not a day to day job: ไม่ใช่หน้าที่ที่ต้องทำอยู่แล้ว เช่น key result ของฝ่ายผลิตไม่ใช่การผลิตของเฉยๆ แต่จะผลิตให้ดีขึ้นยังไง
- Measurable : วัดผลได้ และต้องมีหลักฐานของการทำสำเร็จที่จับต้องได้
- Achievable : ไม่โอเวอร์จนเกินไป มีโอกาสทำได้จริง
- Time-bound : มีกรอบเวลาชัดเจน
Focus on outcome not activity : KRs ไม่ใช่รายการสิ่งที่ต้องทำ แต่เป็นผลจากสิ่งนั้น ตัวอย่าง KRs ที่ไม่ดี เช่น สนับสนุนทีมขาย หรือ ดำเนินแผนพัฒนา product เป็นต้น

OKR ดียังไง?

-ทุกคนมีเป้าหมายเดียวกัน
-ทุกคนเข้าใจว่าอะไรคืองานสำคัญที่สุด (Top Priority) ในช่วงเวลานั้นๆ ของทั้งองค์กร ของทีม และของตัวเอง
-การวัดผลเป็นการส่งเสริมกำลังใจ ไม่ใช่จับผิด
-สร้างวินัยและการโฟกัสในการทำงาน (ทำทีละงานและทบทวนอย่างสม่ำเสมอ)
-สร้างความโปร่งใส ทุกคนสามารถดู OKRs ของทุกคนได้ตั้งแต่ CEO ลงไปเลย ความสำคัญของการโปร่งใสคือเราจะเห็น OKRs ของเพื่อนร่วมงานด้วยว่าเราตั้ง OKRs ต่ำไปหรือสูงไปอย่างไร
-เป็นตัวตัดสินให้เลยว่างานไหนต้องทำก่อนหรือหลัง หรือควรช่วยใครทำงานไหนบ้าง

หัวใจของ OKR

- กำหนดจาก Bottom-up อย่างน้อย 50% เพื่อให้คนในทีมมีความเป็นเจ้าของเป้าหมายนั้น
- เน้นการรีวิวและ feedback แบบสั้นๆ (ไม่เกินสัปดาห์หรือเดือน) เพื่อให้ปรับแผนงานตลอดเวลาได้ OKR สามารถเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์
ไม่ควรเกิน 3 OKR ต่อไตรมาส เพื่อโฟกัส

กับดักที่เรามักเจอบ่อยๆในการทำ OKRs

กับดัก 1 : Business as usual OKRs
กับดัก 2 : Timid aspirational OKRs
กับดัก 3 : ตั้ง OKRs แบบกั๊กๆเพื่อให้ได้เป้าเกิน 100%
กับดัก 4 : Low Value Objective
กับดัก 5 : ตั้ง KRs ไม่พอสำหรับการทำ O ให้สำเร็จ

แนวทางการเขียน OKRs แบบคร่าวๆ

- ถ้าเขียนแป๊ปเดียวเสร็จ อันนี้ไม่น่าดี เพราะในความเป็นจริงเรื่องแบบนี้ต้องใช้เวลาคิดหน่อย
Objective ควรจะเขียนให้ได้ในหนึ่งบรรทัด เพราะต้องกระชับและตรงประเด็น (แต่ไม่ได้หมายความว่าจะเขียนได้ง่ายๆ)
- KRs ต้องมี impact ที่ชัดเจน เช่น ออกสินค้านี้เพื่อเพิ่มลูกค้า 20%
- ใช้วันที่จริงในการกำหนดกรอบเวลา
- ย้ำอีกครั้งว่าต้องมั่นใจว่า KRs สามารถวัดได้ และมีวิธีหรือเครื่องมือในการวัดที่เอามาใช้ได้ด้วย เช่น เพิ่มความพึ่งพอใจของลูกค้า 25 % จะเอาอะไรมาวัด 25% ต้องเขียนไปให้ชัดๆ
- Matrics ต่างๆต้องชัดเจนมากๆ ไม่มีพื้นที่ให้ตีความต่อ เช่น บอกว่าเพิ่ม user 1 ล้านคน 1 ล้านคนคือ all time หรือ 7 - day active
.
Progress Update
.
- OKRs คืบหน้าไปถึงไหนแล้ว?
- อะไรคือสิ่งสำคัญที่ต้องทำหรือต้องการเพื่อให้ OKRs สำเร็จ
- มีอะไรที่เป็นอุปสรรคต่อการทำ OKRs ของคุณให้สำเร็จ
OKRs ต้องมีการเปลี่ยนแปลงหรือปรับอะไรบ้างไหม เพื่อให้สอดคล้องกับ priotirty ที่เปลี่ยนไป
.
Performance Conversation
.
- อะไรคือ OKRs ของ direct report คนนี้
- ในรอบ feedback ที่ผ่านมา เขาทำงานในส่วนของ OKRs เป็นอย่างไรบ้าง
- ถ้า direct report ทำงานได้ต่ำกว่าคาดการณ์ อะไรคือสิ่งที่จะช่วยเขาได้บ้าง
- ถ้า direct report ทำงานได้ดีตามคาดหรือเกินคาด อะไรจะทำใ้ห้รักษาระดับพลังงานนี้ไว้ได้โดยไม่ burnout ไปซะก่อน
- Direct report ทำงานได้ดีที่สุดในงานประเภทไหนหรือจังหวะเวลาไหน-อะไรคือจุดแข็งของ direct report คนนี้
- อะไรคือสิ่งที่ direct report คนนี้ควรเรียนรู้เพิ่มเติม ไม่ว่าจะผ่านการเรียนจริงๆหรือการเรียนผ่านการทำงาน (70/20/10)
- ในช่วงสองไตรมาสต่อจากนี้อะไรคือสิ่งที่ direct report คนนี้ควรจะโฟกัส เพื่อให้สามารถทำงานในหน้าที่ปัจจุบันได้ดีที่สุด
-ในช่วงสองไตรมาสต่อจากนี้อะไรคือสิ่งที่ direct report คนนี้ควรจะโฟกัส ในกรณีที่มีงานในหน้าที่ใหม่ โปรเจคใหม่ หรือโครงการใหม่ๆ