פרק 188: איך להכניס שאלון דיגיטלי ואוטומציה לתהליך הגיוס. מורית מראיינת את מיכל הדי

איך להכניס שאלון דיגיטלי ואוטומציה לתהליך הגיוס. מורית מראיינת את מיכל הדי

*רגע לפני שנתחיל, אם מעניין אותך לשמוע על קורס ראיון התנהגותי-מצבי למשאבי אנוש, שייפתח בקרוב, כל הפרטים נמצאים כאן בקישור

הוובינר התקיים ב 22/10/2025, יום ה-747 למלחמה. 13 חטופים חללים עדיין בעזה 🎗️

(תמלול ע"י אפליקציית TimeOS וסיכום ע"י ChatGPT)

מי את מיכל הדי ומה הרקע של Nextchats?

• מיכל הדי, תל-אביב, אמא ל-3. כ-25 שנה בשיווק ופרסום (סמנכ״לית אסטרטגיה באדלר-חומסקי).
• מעבר לדיגיטל ב-2012; מ-2020 פיתוח צ׳טבוטים ואוטומציות לאחר זיהוי פער בין “לידים” לשיחות מכירה אמיתיות.
• Nextchats התגבשה כפתרון “דיאלוגי” רב-ערוצי (וואטסאפ, מייל, Web, מסנג׳ר, אינסטגרם) שמקצר זמני תגובה, מצמצם מרחק ומייצר חוויה אישית יותר מול מועמדים.

 

למה בכלל דיאלוג? מה ההבדל בין מונולוג לדיאלוג בתהליכי גיוס?

• מייל/טלפון = מונולוג: איטי, פחות אישי, תלוי זמינות הדדית.
• דיאלוג כתוב/א-סינכרוני = מהיר, זכיר, מאפשר צריכת מידע בקצב המועמד, חוויית “מכירים אותי”.
• השפעה על חוויית מועמד: סקרים מראים שמועמדים מחפשים תהליך מהיר ויעיל שחוסך להם זמן. מעבר משבועות עד שחוזרים למועמדים ששלחו קורות חיים ל-3–5 ימים עד שלב הבא; תחושת עניין ואכפתיות.

 

איזה אתגרים שאלון דיגיטלי פותר בתחילת התהליך / המשפך (funnel) ?

• מוסחות וזיכרון קצר: מועמדים מגישים לעשרות משרות ושיחת טלפון “קרה” מאבדת ערך.
• עלות-זמן גבוהה של השגת מועמד (3–5 ניסיונות).
• הבהרת “מי אנחנו ומה המשרה” באמצעות דף/שרשור עם לוגו, וידאו קצר ותוכן חוזר-לקריאה.

 

איך מכניסים אוטומציה בלי לאבד אנושיות?

• הבוט לא מחליף אדם—הוא מכין את הקרקע למפגש אנושי עמוק יותר
• להתחיל עם פנים אנושיות: סרטון 30–90 שנ׳ ממנהל/ת המגייס/ת מעלה מענה איכותי ב-15%- 25%.
• שפה "מדוברת" ולא משפטית/פורמלית; שקיפות על זמני המתנה והשלבים.
• עקביות בהבטחות: אם הבטחנו תזכורת—שולחים.

 

להגיד שמדובר בבוט—כן או לא?

• כן. שקיפות בונה אמון ומאפשרת “חוזה” ברור: הבוט עוזר לשתינו להתקדם ביעילות.
• אין צורך “לחגוג את הבוטיות”, רק לציין בנימוס (“העוזר/ת הדיגיטלי/ת של מחלקת הגיוס”).

 

מהי "אוטומציה סלחנית/פתוחה" בפועל?

• גם אם לא נלחץ כפתור “נכון”—הזרימה מתקדמת, נשאלת שאלה מבהירה במקום “להיתקע”.
• לאפשר ביטוי חופשי לצד תשובות סגורות: טקסט, אודיו שמתומלל ב-AI, ואף בוט-AI לשאלות המשך על המשרה.
• נקודות פרישה/חזרה: לעצור באמצע, לקבל תזכורת אוטומטית, להמשיך מאוחר יותר, או להסיר מועמדות בלחיצה.
• רגישות לתקלים (מכשירים, רשת, עומסים) — לא “להעניש” על קטיעה בתהליך.

 

באילו נקודות בתהליך שווה להכניס בוט/שאלון?

• Top of Funnel: החלפת/קיצור סינון ראשוני, כולל שאלות סף ותיאום ציפיות.
• קצה הפאנל: “הבוט של ראש הצוות” להצגת הצוות, חיזוק התאמה תרבותית, מענה לשאלות לפני החלטה.
• לאורך הדרך: תשובות לשאלות שכיחות, איסוף חומרי בית/תרגילי עבודה, תזכורות, מצב סטטוס.

 

איך מתאמים ראיונות בצורה אוטומטית ויעילה?

• שילוב כלים כמו Calendly (או דומים):
• דף נחיתה אישי לריאיון + חזרה קצרה על דרישות/שאלות סף.
• תזכורות אוטומטיות, שינוי/ביטול בלחיצָה, הוספת קישור זום/מיטינג להזמנה.
• תמיכה בריבוי יומנים/מרואיינים, חיסכון עצום בעבודת תיאומים.

 

איך משלבים עם ATS ומסכמים אוטומטית?

• חיבור ב-API: סיכום AI של ה״ראיון הדיאלוגי״ נכנס לכרטיס המועמד; עדכון סטטוסים (“עבר ראיון”, “ממתין לפנים-אל-פנים” וכו׳).
• חיסכון של עשרות שיחות ביום באמצעות ניתוב אוטומטי לקטגוריות מתאימות.

 

מה ההמלצות לבניית שאלון סינון אפקטיבי?

• 5 עד 6 שאלות קצרות – לא יותר בשלב הדיאלוגי.
• שקיפות התקדמות: “שאלה 3 מתוך 6”; צפי זמן (“כ-5 דקות”).
• שילוב פתוחות וסגורות, עם אופציה להסבר חופשי/הקלטה.
• לאפשר “דברו איתי בטלפון” למי שלא מסתדר בערוץ הדיגיטלי.
• אפשרות להסרה עצמית (כבוד לזמן המועמד).
• אופטימיזציה מתמדת לפי נתוני נשירה – לשכתב שאלות עמומות/ג׳רגון פנימי.

 

לתקן תשובות—לאפשר או לא?

• ההמלצה של מיכל: לאפשר תיקון, כחלק מבניית יחסי אמון.
• אם בוחרים שלא לאפשר תיקון, חשוב להודיע על זה מראש ובשקיפות (“לא ניתן לחזור אחורה, חשבו היטב לפני המענה”).

 

איך מפחיתים סיכון לפספס מועמד טוב (טעות בטא)?

• ניסוח מדויק של השאלה, והדגמות (“ניסיון בעבודה עם ילדים” כולל חוגים/הדרכה לא-פורמלית).
• מעקב אחר “נקודות נשירה” ועדכון השאלון בהתאם. כלומר אם מזהים שאלה שהרבה נושרים בה – לתקן או להוריד את השאלה
• שימוש בשאלות פתוחות משלימות כדי לתפוס “ניסיון אפורמלי”.
• לזכור: הבוט לא מחליף שיחה אנושית—הוא מסנן טכני ומכין מגרש לשיחה טובה.

 

האם וכיצד לשאול ציפיות שכר בשיח דיאלוגי?

• מומלץ כי לרבות/ים נוחים יותר לענות לבוט.
• לעבוד עם טווחים/סולמות + מסר מרגיע: “גם אם נקבת/ת גבוה מהתקציב שלנו, נשמח לבדוק גמישות”; “תגמול יותאם לדרוג התפקיד, לא רק למה שנכתב”.
• לא להגביל רק למספר בצפי אלא לאפשר טקסט/אודיו להסבר נסיבות.

 

אילו מדדי הצלחה למדוד ולאפטם?

• חשיפה/פתיחה, שיעור מענה, שיעור המשך אחרי הודעה ראשונה, זמני מעבר שלב, נשירה לפי שאלה.
• דוגמאות שמיכל משתפת מהשטח: ~70% פתיחה להודעת וואטסאפ גיוסית; ~62% מגיבים; מתוכם ~88% ממשיכים בתהליך.
• מדידת “עלות-שיחה” שנחסכה (דקות × נפח), וזמן ל-Stage הבא

 

צעדים ראשונים (“מחר בבוקר”) ליישום דיאלוג דיגיטלי

• סוויץ׳ מחשבתי: מגישוש/מונולוג → לדיאלוג.
• להתחיל בערוץ הטבעי (וואטסאפ), או במייל עם כפתור “המשיכו לשיחה” (פתיחת צ׳ט-וובי/שרשור).
• לבדוק “על יבש”: להוסיף כפתור וואטסאפ/צ׳ט בהודעות האוטומטיות למועמדים ולראות היענות.
• למפות את המשפך הקיים: כמה זמן/שיחות/ניסיונות חיברנו כדי לקדם מועמד? היכן יש צווארי בקבוק לתיעול לבוט?
• לבנות שאלון קצר (5 – 6), עם וידאו פתיחה קצר, מדדי הצלחה ואופטימיזציה לשאלונים באופן מתמיד
• להגדיר תזכורות אוטומטיות, נקודות פרישה וחזרה, ומדיניות שקופה (תיקונים/אי-תיקונים).

 

למי זה מתאים – קטנים וגדולים?

• לכל גודל ארגון: בארגוני מאסה זה “מכפיל כוח”; בעסקים קטנים/ליחידה רזה—זה מאפשר לטפל במאות מועמדים במאמץ מינימלי (גם עם Google Forms כפתרון בסיסי).

 

בונוס – רעיונות יישום מהירים

• סרטון 60 – 90 שנ׳ של המגייס/ת או המנהל/ת המגייס/ת בתחילת השרשור.
• הודעת סטטוס תקופתית קצרה ו”אנושית” במקום ניסוח משפטי כבד.
• הוספת אינדיקציית התקדמות (“4/6”) בכל שאלה.
• חיבור לתיאום ראיונות אוטומטי + הכנסת סיכומי AI ל-ATS.

 

פרטי התקשרות עם מיכל הדי והצעה לצופים

מייל: michal@nextchats.com
אתר: nextchats.com
נייד: 050.8885508

קוד הנחה MORIT ייתן לכם חודש ראשון ללא תשלום