פרק 28: איך להטמיע בפעם הראשונה מערכת ניהול גיוס בארגון שלך - מורית מראיינת את שי בכור

האורח שלנו: שי בכור

שי בכור הוא מנכ"ל ובעלים של מערכת גיוס Civi

 

הנה תקציר של הנקודות העיקריות מהשיחה:

 

מה זו מערכת לניהול גיוס?

פלטפורמה שכל תהליך הגיוס מנוהל דרכה. מכלי לריכוז המשרות הפתוחות, הפצתן ללוחות דרושים, קבלת קו"ח מסודרת לכל משרה / למאגר קורות חיים, כלי לתיעדוף ומיון קורות החיים בצורה אוטומטית, העברה למנהלים מגייסים של מועמדים רלוונטיים וניהול התהליך של כל תפקיד בנפרד. מערכת בה ניתן להפיק דוחות שבלחיצת כפתור נותנים למגייס/ת את תמונת המצב לגבי כל התפקידים, כל המועמדים, כל המנהלים וכו'.

אין היום בעולם מערכת אחת שנותנת מענה לכל צרכי משאבי אנוש + גיוס. כלומר אל תחפשו מערכת אחת שעושה הכל "one stop shop" למשאבי אנוש. בכל העולם משתמשים היום במערכות גיוס (ATS) שנפרדות ממערכת מש"א כי הצורך שונה לחלוטין. מערכת גיוס עובדת מול אלפי ומאות אלפי מועמדים, מהם בוחרים את העובדים שאח"כ עוברים למערכת מש"א. בתוך מע' מש"א מנוהל מ

יש מגוון גדול של מערכות בארץ ובעולם, ולכל ארגון – בהתאם לצרכיו – תתאים מערכת מסוג שונה.

 

מה גורם לארגונים לא להטמיע מערכת?

• מגייס/ת שלא מרגיש/ה צורך בהתייעלות, או לא מזהה שיש לה/לו חוסר סדר
• חלק מהארגונים לא יודעים בכלל שקיים דבר כזה (זה אומר גם שהם לא חיפשו כמובן)
• יש ארגונים שחוששים משינויים או חוששים מטכנולוגיה.(אומרים לעצמם "אני יודע/ת אקסל, אני מכיר/ה, זה עובד. סבבה."
• הרבה ארגונים לא שמו דגש על גיוס, זה היה נישה צדדית.
• חשש מזה שהמערכת תחליף אותי. (אין מה לחשוש, היא רק עוזרת לי לעבוד טוב יותר)
• יש ארגונים שלא מודעים בכלל לבעייתיות והבזבוז זמן, היכולת לשפר תוצאות.
• המגייסת עובדת, הציפה את זה פעם למנכ"ל, הוא אמר לה בהזדמנות נשב על זה, וזה פחות נוגע אליו ולעבודה שלו.
• יש ארגונים שחוששים מההיבט התקציבי. חושבים שזה יכול להיות יקר. (מיתוס ממש לא נכון, והחזר ההשקעה של מערכות גיוס פשוט מטורף)
• יש אנשים שיש להם מעט מועמדים, אז הם אולי לא צריכים. מגייסים עובד בשנה, לא נורא.
• "אין לי זמן להטמיע מערכת"

 

מה היתרונות שבגללם כן כדאי להטמיע מערכת?

• יעילות בתהליך וסדר, שהוא הכרחי
• מהירות התהליך – שוק של מועמדים. אנחנו צריכים להגיע למועמדים לפני ארגונים אחרים. כאשר אנחנו מקצרים תהליכים, מגיעים למועמדים מהר יותר, יש לנו סיכוי טוב יותר לגייס אותם. לארגון שלא עובד עם מערכת לוקח הרבה יותר זמן לזהות את המועמדים הרלוונטיים ולתקשר מולם
• סיווג אוטומטי של מועמדים לתוך המאגר, כולל שיוך למשרה.
• זיהוי כפילויות
• מאגר מועמדים –שניתן לפנות אליהם שוב ושוב
• סינון מועמדים
• פרסום משרות ומעקב אחרי הפרסומים
• הודעות מובנות מראש למועמדים
• שיתוף מנהלים מגייסים ומגייסות/מגייסים מצוות הגיוס בתקשורת, בנתונים
• שאלונים דיגיטליים לסינון מקדים

 

מה הנקודה שבה מגייס/ת מנהל/ת משאבי אנוש/מגייס/ת צריכ/ה להגיד לעצמה/ו "די. צריך מערכת ולא מספיק אקסלים"

• כלל אצבע- אם יש לכם מעל 5 גיוסים בשנה, צריך כבר לחשוב על מערכת
• אם יש לכם מעל מגייס אחד – זה כבר מצריך מערכת.
• אם יש לכם כמה אקסלים, או כמה טאבים באקסל.
• אם אתם מגלים טעויות בנושא תיעוד, באקסלים, שיחות כפולות למועמדים,  וכדומה. כל טעות כזו יכולה לעלות לכם כמו מערכת גיוס ל-5 שנים קדימה
• אם במיפוי התהליך שלכם היום אתם מזהים פעולות שלוקחות הרבה זמן ומערכת יכולה לעשות. לדוגמא: אני עובר על קורות חיים של מועמדים, מתוכם 20% מתאימים לי. הייתי רוצה שמערכת כבר תביא לי את ה-20% האלו? כמה זמן זה יחסוך לי? אם בממוצע לוקח לי 30 שניות לקרוא כל מסמך. זה יחסוך לי 5 שעות בחודש. או: אני שולח למועמדים וואטסאפים, נניח 10 וואטסאפים ביום. לוקח לי 3 דקות כל וואטסאפ. זה יוצא לי 11 שעות בחודש.
• צווארי בקבוק – למשל אם המגייסת לא נמצאת שבוע, מה קורה, האם אפשר להתקדם בתהליכים בצורה אחרת? למשל לשלוח קו"ח למנהלים מגייסים לאחר סינון אוטומטי?

 

מה הדרך המומלצת להתמודד / לרתום את המנכ"ל / סמנכ"ל מש"א / סמנכ"ל כספים? את מקבלי ההחלטות

קודם כל חשוב לרשום ולמפות את הפעולות שעושים. לרשום איפה הקשיים, איפה יש חוסר יעילות. בסופו של יום, זה יעניין את הדרג המקצועי מכל מיני היבטים:

• קיצור של תהליכי גיוס – אם נקצר אותם, נכניס עובדים יותר מהר, יהיו לנו עובדים שיתנו תפוקה.
• ביצועים טובים יותר – נצליח בחודש עבודה שלנו להעלות את כמות הגיוסים.
• חסכון במשאבים – נחסוך כסף על פרסום, נחסוך שעות עבודה שאפשר לעשות באופן אוטומטי.
• חווית המגייס- דבר חשוב מאוד, גם מגייסים היום קשה למצוא. אתם רוצים שמגייסים ישארו איתכם לטווח ארוך תנו להם כלים להצלחה. בסוף אם לא תיתן למגייס אפשרות לעבוד בצורה נוחה ויעילה הוא יעזוב. שי סיפר על מנכ"ל שעד שלא התחלפו לו 5 מגייסים שכולם ביקשו תוכנה, הוא לא הפנים שזה צריך. לא חבל?
• להביא אותם לראות את העבודה שלכם. שישבו איתכם לראות, או להסביר להם איפה יש חוסר יעילות, איפה הכשלים.
• בסוף הדרג הבכיר צריך להבין, שזה משתלם מכל הכיוונים. גם ROI (החזר השקעה), גם משפר ביצועים, גם יחסוך כסף על פרסומים. כלומר יש פה רווח אדיר לחברה.

 

כמה זמן יכול לקחת תהליך הטמעה טוב. עד שעובדים "חלק" עם המערכת החדשה?

אם יש מגייס/ת אחד/ת, ולוקחים את זה בצורה רצינית, מבינים שיש כלי חדש, מפנים לזה כמה ימים לשינוי איכותי, אז תוך 3-7 ימים אפשר כבר לעבוד עם זה חלק. הטמעה מול כלל המנהלים בארגון עם צוות יותר גדול יכולה לקחת שבועיים-חודש. הכוונה להטמעה עד שמתחילים לעבוד עם המערכת. אח"כ כמובן ימשיכו לעלות שאלות עד שמתרגלים לשימוש במערכת החדשה.

 

3 טיפים שלך לסיכום, למגייסות/ים שרוצות/ים לקחת את הצעד הראשון לכיוון הטמעת מערכת לניהול גיוס

• תעריכו את הזמן שלכן – אם אתם עושים הרבה עבודה שחורה, בזמן הזה אפשר לעשות הרבה דברים חשובים אחרים.
• לא לפחד משינויים – שינויי לצורך שיפור זה דבר עסקי חשוב. מי שלא משנה נשאר מאחור, כולל מול המתחרים שלו.
• כשאתם מגיעים לראות מערכת, תרשמו מה חשוב לכם: מה התהליך הקיים היום ומה חשוב לכם לשפר או למכן, חשוב לכם שירות אישי ולא בוט, חשוב לכם תמיכה בעברית, חשוב לכם שתהיה אינטואיטיבית, חשוב לכם שהיא תתקדם טכנולוגית ביחד איתכם ולא תשאר מאחור, חשוב לכם שיקשיבו לכם, ועוד.

 

פרטי ההתקשרות של שי:

050-6540746 נייד של שי

shai@civi.co.il

www.civi.co.il

 

הנה חלק מהתגובות ששמענו בסוף המפגש:

• וובינר מצוין תודה
• וובינר סופר יעיל תודה לכם
• תודה על הוובינר – ישר כח
• תודה רבה! שי ומורית :))))) אלופים
• תודה רבה – היה מעניין ומועיל
• תודה רבה מורית ושי
• היה מעולה
• תודה רבה שי נשמע מאוד מזמין, תודה מורית
• תודה על הוובינר ובהצלחה עם הפודקאסט